PLANIFICACIÓN DE ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

PLANIFICACIÓN DE ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

 

Aspectos de importancia para un estudio completo de sistemas y procedimientos

Al comenzar estudios que requieren una visión amplia de la empresa surge la necesidad de tener en mente una serie de puntos de apoyo necesarios para no tener que realizar suposiciones, o bien regresar para preparar etapas de investigación que ya hubiésemos efectuado. Estos puntos son:

• ·         Políticas: la empresa moderna tiene gran variedad de objetivos. No es solo el de vender o producir su único propósito. Son tan variados estos objetivos que hay que clasificarlos y así, por ejemplo tenemos objetivos generales, particulares que pueden ser departamentales o individuales, entre otros. Ahora bien, todos y cada uno de estos objetivos son perseguidos mediante orientaciones de la conducta que reciben el nombre de políticas. Es muy importante que las políticas que afectan a los procedimientos que estamos investigando hayan sido bien formuladas, usando un método científico y una investigación sistemática. Cuando el analista advierta la existencia de una política mal elaborada que afecte adversamente el área que estudia, debe ponerla en conocimiento de quien corresponda.
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• ·         Organización: La organización en una empresa es muy importante porque a la hora de realizar las actividades cada cual tiene que tener su función y  el personal debe estar bien estructurado y ubicado  para que puedan ser  desarrollarlas como debe ser. Ya que si no hay una distribución adecuada son mal desempeñadas en virtud de que están mal ubicadas.
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• ·         Objetivos del sistema: el objetivo primordial de un sistema es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración.
• ·         Información sobre el volumen de trabajo: la determinación de los volúmenes de trabajo es necesaria en la planeación de las labores de una organización, ya que ayuda a jerarquizar los diferentes trabajos y operaciones, y desde luego determinan los volúmenes que permiten conocer otros elementos.
• ·         Información sobre el atraso en la ejecución: es de especial importancia este aspecto porque ayuda conocer los posibles atrasos en la ejecución. Ya que se analizará meticulosamente paso a paso lo que realmente sucede en las otras tareas que efectúan los puntos de demora. Es decir, se conocerán los factores que entorpecen el logro de los objetivos que persigue e sistema.
• ·         Secuencia de actividades: la mejor manera de realizar este aspecto es coordinar todas las actividades y eliminar elementos ilógicos, lo cual constituye la escritura de un plan y su revisión periódica de acuerdo con la circunstancia que vayan apareciendo.
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• ·         Actitud alerta: se debe estar alerta ante la información obtenida, porque deben aceptarse solo cuando haya seguridad de que sean ciertas. Es importante porque un sistema tendrá bases débiles  si se finca en hechos incorrectos o incompletos.
• ·         Costos de operación: la medición de los costos de operación desde luego es necesaria para la evaluación de un sistema, ya que a veces resulta difícil utilizar el costo como índice comparativo, por los elementos intangibles que intervienen. 

Todos estos aspectos son de importante relevancia ya que ayuda a la directiva de una empresa a planear y conseguir las metas de la manera más eficaz y favorable. La revisión de los aspectos busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados.

 

Solicitud de un proyecto

Al aceptar las peticiones para estudio, el conocimiento de los planes colectivos de las empresas, nos da adecuados resultados. La cooperación aumenta el valor del estudio cuando todo el personal empleado se da cuenta de que sus superiores son parte de la petición.

A pesar de que el personal de asesoría de sistemas y procedimientos, a causa de la naturaleza de la empresa, puede actuar de modo informal, se le compara con grupos similares de otras empresas, su administrador tendrá que hacer lo posible para todas las peticiones de estudio sobre sistemas que procedan de la dirección superior de la unidad administrativa que va a estudiarse.

El administrador de cada grupo asesor de sistemas y procedimientos debe estar alerta para atender peticiones y obstinadas o perjudiciales. en ocasiones, ejecutivos de la empresa están dispuestos a recomendar, con precisión, estudios de sistemas para otras unidades administrativas, por ejemplo, el administrador no debe dejarse sorprender accediendo a estudiar un proyecto de sistemas de producción sin contar con la simpatía de su gerente; únicamente porque ventas reclama que está recibiendo los productos con poca rapidez.

 un medio para asegurar que el solicitante de un estudio ha considerado el valor de un proyecto, es el indicar que las solicitudes que se lleven a cabo por escrito no eliminando la conveniencia de discutir el estudio que se solicita antes de iniciarlo.

 

 

Asignación del estudio de sistemas y procedimientos

El objetivo es la perfección en la descripción del proyecto, su alcance y fondo, a fin de hacer que la asignación resultante sea completamente clara en la mente del análisis que ha de efectuarla.

Aún los trabajos pequeños deben asignarse por escrito. Los trabajos más grandes deberán describirse en detalle, a fin de asegurarse que únicamente una mínima parte del esfuerzo podrá estar mal dirigida por parte del analista.

La hoja de asignación del programa, elaborada por el administrador de la unidad de sistemas y procedimientos, dependiendo de la complejidad del estudio, ayudará a aclarar y a precisar la asignación de proyectos.

 El objeto del estudio deberá indicarse en la hoja de asignación del programa y podrá ser, por ejemplo: un informe práctico, una recomendación del plan de acción, un procedimiento, un organigrama, un manual administrativo, entre otros. La hoja de asignación del proyecto deberá estudiar los métodos, reportes, examen de manuales, registro de personal, entrevistas, cuestionarios, entre otros, a seguir por el analista; así como indicar el fondo pertinente del problema en estudio. El administrador experimentado podrá reducir la búsqueda y el análisis estudiando, para el analista, el enfoque del problema y los factores imprescindibles que se deben tomar en cuenta.

 También, en la hoja de asignación del programa, deberá indicarse el alcance del estudio de sistemas y procedimientos, el cual será definido necesariamente, por el tamaño y naturaleza del estudio, así como por la competencia del analista. La hoja de asignación deberá de igual manera indicar en forma concreta las actividades a desarrollar, por ejemplo: revisión y análisis de la organización, recolección y análisis de formas y reportes, estudio del personal, análisis de los estados de cuenta específicos e informes, posibilidades de mecanización, entre otros.

 Por lo general se recomienda enviar una copia de la asignación del programa total al ejecutivo que tiene la responsabilidad principal de la unidad administrativa que comprende el estudio.

 

Ejemplo de hoja de asignación del programa

 

El informe de sistemas y procedimientos

Una comunicación que efectivamente transmita los hechos esenciales se logra con el informe, este es la culminación del trabajo analista de sistemas. Pero ocurre comúnmente que el analista no logra lo anterior, obteniendo con esto un éxito relativo, no porque no conozca todos y cada uno de los datos; sino principalmente, porque no tomar en cuenta el tiempo requerido y los medios para transmitir esos datos a la dirección.

La presentación de informes es una tarea típica de asesores o de aquellos a quienes en un momento dado se les ha encomendado una labor de asesoramiento; éste supone la presentación de recomendaciones ante los ejecutivos correspondientes. Y esto es particularmente cierto en la tarea de análisis de sistemas.

Parte importante de la responsabilidad que tiene el analista de sistemas es transmitir de una manera ética la información que ha obtenido en sus investigaciones y qué tiene que ver directamente con los problemas de sistemas y procedimientos. También es labor de los analistas la presentación por escrito de procedimientos que habrán de servir de fuentes de referencia a los empleados que operan tal procedimiento.

El texto de su informe debe ser interesante y ameno, además comunicar el mensaje de manera objetiva y fácil de comprender. El analista tiene puesta una responsabilidad de redactor, la cual consiste en hacer la exposición conveniente, de manera que el informe satisfaga al ejecutivo, y él o los procedimientos sean bien recibidos, tanto por aquél como por los empleados.

Es necesario presentar el informe a la mayor brevedad posible, para que la dirección pueda actuar como oportunidad. Un buen informe estimula acción e influye rotundamente en una decisión que se tome.

El informe representa para el analista la conclusión de su actividad y para la dirección o en su caso el cliente, el aspecto más importante y útil de esta técnica. No debemos aceptar un estudio de sistemas total o parcial sin un informe; toda actividad de investigación, análisis y evaluación quedaría nula sin este vital elemento

 

Planeación del informe

Como primer paso en la planeación de un informe, debe decirse acerca de que se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas: 

1. ¿Quién lo va a leer?

2. ¿Que usó va a tener?

Estas preguntas son inseparables; no se puede contestar una sin considerar la otra.

 

Posibles lectores

Podemos dividir a los lectores de informes en diversas categorías:

·         Colega técnicos, son aquellos que trabajan en la misma actividad. Especialistas en actividades técnicas relacionadas.

·         Gerencia en línea, son aquellos que trabajan en la misma empresa y que están colocados en un nivel inmediato superior en la cadena de mando.

·         Ejecutivos, estos lectores tienen necesidad inmediata de información de un determinado tipo, no les interesan, ni tampoco pueden comprender, los detalles técnicos, quieren hechos o u  buen consejo.

Usos posibles

Aquellas personas a las que vaya dirigido un informe o reporte pueden darle diversos usos, y estos pueden ser:

·         Informar para un uso inmediato: Cuando el informe entregado y utilizado de manera inmediata.

·         Servir de base para emprender una acción: cuando las decisiones administrativas suelen basarse en los informes.

·         Establecer prioridad sobre un descubrimiento: cuando se ha hecho un descubrimiento, puede ser la publicación de los detalles de su investigación.

·         Reservarlo para un uso futuro: cuando el informe puede ser base para otros tipos de estudio.

Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas

Un informe es una comunicación escrita dirigida a una o varias personas con un propósito esencialmente instructivo, respecto a un tema circunscrito y preciso. El que informa desea presentar, de manera sistemática, los datos y resultados logrados a través del estudio de algo; en general, un informe es un instrumento valioso en el proceso de la decisión, en el sentido de que contiene elementos de juicio indispensables para orientar la acción futura.

En los medios profesionales y aún académicos es frecuente tener que elaborar un documento de esta naturaleza. La confección cuidados de un informe y la utilidad de este deben considerar los siguientes elementos: 

Una adecuada redacción: redacción significa compilar o poner en orden; en un sentido más preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad. 

Redactar bien, construir la frase con exactitud, originalidad, concisión y claridad hace que un informe esté bien confeccionado

Elección cuidadosa del material: el informe propiamente dicho puede tener una gran variedad de partes, es imposible decir cuántas deberá tener sin saber el propósito de informe y el tipo de material sobre el que se va a informar.

El tratamiento adecuado del material requiere que se delimite; no conviene presentar un informe que, por su defectuosa concepción de va aparecer incompleto, quizá o parcial y hasta tendencioso

Qué preferir a retener un grupo reducido de ideas que se desarrollan cabalmente presentando un mismo punto de vista general, hobbies abordar el asunto del informe de un pequeño número de aspectos conectados entre sí.

Oportuna presentación: el informe de sistemas tiene un propósito esencialmente instructivo respecto al examen y evaluación realizada por el analista. Por tanto el informe debe ser presentado de manera oportuna ya que éste es un instrumento valioso en el proceso de decisión, por parte de la dirección superior.

 

 

Organización  de la exposición de un informe de sistemas y procedimientos

Por lo común para simplificar las cosas puedes decir que la estructuración del informe consta de tres partes básicas: una parte introductoria, el cuerpo de la composición y las conclusiones. Sin embargo, el número de partes depende de su dimensión y de su complejidad.

Aquí consideramos las partes en tres grupos: material preliminar, el informe y material complementario. Es posible que no se empleen en estos títulos técnicos sobre todo si el informe va dirigido a un lector no técnico; pero es necesario utilizar las partes indicadas sin importar el nombre que se le dé.

Partes del informe de sistemas

a.    Título: todo informe debe tener un título o corta descripción de su contenido, el alcance, el enfoque y la extensión que el informe tenga.

b.    Fecha: la fecha del informe por lo general es la misma de la presentación, hay otras fechas que deben anotarse cuidadosamente, como la recopilación de las estadísticas.

c.    Índice de contenido: es útil para facilitar la coordinación mental de nuestra exposición y como ayuda para mantener una secuencia lógica en el desarrollo.

d.    Objetivo y enfoque: todos los informes deben incluir una declaración del propósito de la investigación. Se debe indicar el nombre de la persona que ordeno la asignación y el enfoque que se le ha dado al trabajo que se ha preparado.

e.    Cuerpo principal del informe: establecer los hechos y la lógica del estudio que el lector podrá observar para esta de acuerdo con el análisis.

f.     Selecciones analíticas: se presentan los hechos descubiertos durante la investigación.

g.    Conclusiones y recomendaciones: se presenta un resumen del trabajo y se incluyen las recomendaciones. Las recomendaciones se basan en las conclusiones, pueden contener temas referentes a:

·         Cómo se ejecutarán

·         Cuando se instalará el nuevo sistema

·         Cuál será el itinerario

·         Que deberá hacerse para entrenar al personal en cualquier nuevo procedimiento

·         Cuáles de los problemas no se pudieron afrontar en virtud del enfoque dado y el tiempo dispuesto

·         Cuáles de estos problemas deberán estudiarse primero y cuando haya tiempo disponible

 

Ejemplo de un informe parcial de sistemas

Revisión del informe final con la dirección general

revisar el informe final de la empresa con el principal directivo dará al analista de sistemas la oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales, explicar cualquier recomendación, responder a preguntas que pudieran sugerir y discutir todo aspecto que requiera de la aprobación de la dirección y de subsecuente puesta en práctica.

Prefuntas:

• ¿Cuales son los aspectos de importancia para realizar un estudio completo?

• La presentacion de informes es una labor tipica de asesores o consultores. ¿Que es un informe de sistemas y procedimientos?